חמש טעויות בתהליך התכנון השנתי
Five Dysfunctions of The Annual Planning
תכנון תכניות העבודה של 2019 בפתח - מנהלים רבים מתלוננים על התהליך,"זה ארוך מדי" , "זה לא באמת עוזר לי לקדם את המטרות", "זה גוזל משאבים", "עד שאנחנו מאשרים את התוכנית היא כבר לא רלוונטית".
ובכל זאת, אנחנו ממשיכים להשקיע בתהליכי התכנון והבקרה השנתיים.
מטרת התיכנון השנתי היא להשיג:
- כיוונון - האם מה שאנחנו עושים באמת יוביל אותנו להשגת המטרות?
- סנכרון - האם כל היחידות בארגון פועלות באותו כיוון ובאותו קצב כדי להשיג את המטרות?
- ציון - מהי מידת ההצלחה שלנו בפועל?
להפוך את התיכנון לאפקטיבי ולהימנע מטעויות שכיחות:
תהליך תכנון תמיד יהיה מורכב ודורש משאבים אך במהלך נכון של עבודה, הגדרת תפקידים מוקדמת, שיתוף פעולה רוחבי ומיקוד, ניתן להצליח להפוך את התהליך לאפקטיבי יותר ובעל השפעה משמעותית יותר על הצלחת היחידות והארגון, ולהימנע מהטעויות השכיחות:
יותר מדי יעדים
תהליך תכנון שמתחיל ללא הגדרת מטרות ברורה של תמונת העתיד הרצויה, מוביל לרשימה ארוכה של יעדים, חלקם פוליטיים (ייצוג שווה לכל היחידות) וברובם פיננסיים.
מהלך זה מסית את הארגון מהאתגרים המרכזיים שלו ומזמין חוסר מיקוד. חשוב להגדיר את ההישגים היותר חשובים הרצויים לנו (hit list ) ולגזור את היעדים באופן ישיר מהאסטרטגיה וממטרות העל של הארגון.
מדידת ביצועים ולא תוצאות
בעולם המתקדם והמהיר של היום חשיבות התוצאה והאימפקט עולים על חשיבות המאמץ הנדרש להשגתן. הנטייה למדוד ביצועים נובעת מהרצון למדוד את המשאבים המושקעים ואת התהליכים התלויים באופן בלעדי ביחידה המבצעת, אולם התוצאות תלויות במגוון רחב יותר של גורמים שמידת ההשפעה עליהן יכולה להשתנות. כדי להימנע ממצב שבו "הניתוח הצליח והחולה מת" יש להתמקד במדדידת התוצאות. זהו תהליך מורכב יותר של בניית תחזית אך הוא מייצר יעד וכיוון מאחד לרוחב הארגון.
חיבור תכניות במקום תכנון משותף
זה נשמע טריוויאלי, אבל ברוב הארגונים, היחידות השונות מתכננות את פעילותיהן בנפרד ורק הגוף האחראי על תכניות העבודה (לרוב במחלקת הכספים) רואה את התמונה הכוללת. ביישום התיכנון, יחידות מצפות לתמיכה אחת מהשנייה אך זו לא תוכננה, והיישום המשותף הופך להיות אבן הנגף המרכזית בהוצאה לפועל של תכניות העבודה, בעיקר בפרויקטים מורכבים (שיכולים לייצר יותר תוצאות...). תכנון מסונכרן של כל השותפים לתוצאות המצופות מגדיל את הסיכויים של הארגון לעמוד ביעדיו.
תכנון באקסל
תהליך תכנון מבוזר מבוצע בדרך כלל באקסלים ובמצגות. בעוד שמדובר בכלים נוחים למשתמש הבודד, בארגון נוצרות גרסאות מרובות, ללא חיבור בין היחידות, ללא אחידות וללא שמירה של המידע. השימוש במערכת ייעודית לתכנון מאפשר לייצר שפה אחידה בקרב הארגון, לשמור על גרסה עדכנית אחת לרוחב הארגון, שמירה על המידע ושפה ופורמט אחידים. מערכת תכנון מרכזית מאפשרת תהליכי בקרה שוטפים וסנכרון עם נתונים ממערכות שונות.
תקציב חשבונאי במקום ניהול משאבים ומשימות
יחידות מבלות זמן רב בתכנון ובתמחור תוכניות העבודה בכלים פיננסיים מוגבלים, מה שגורר אחריו תחזית לא איכותית לצד חשדנות ומאבק פנימי בין היחידות הארגוניות השונות על משאבים.
כדי לטייב את התהליך, על היחידות לתכנן משימות ואת המשאבים הנדרשים לביצוען ואת התרגום הכספי לדוח מתכלל תוביל יחידת הכספים בהתאמה נכונה יותר של עלויות, היבטי מיסוי, השפעת השקעות ופחת.
ספטמבר 2018