המפתח לשינוי מוצלח - היכולת לתחקר

כששומעים את המילה תחקיר מייד עולה תמונה של חדר ישיבות, חוקר שבודק את האירועים שהובילו למחדל, מסקנות חריפות, אשמים, השעיה ופרסום של נוהל חדש. בתפישה זו, למילה תחקיר יש קונוטציה שלילית. גם בעולם הארגוני, תחקיר נתפש כפעולה חד פעמית שמגיעה לאחר כישלון ומטרתה לספק הסבר הולם לדרג הניהול הבכיר.

למעשה, תחקיר יכול להוות כלי עבודה, מתודולוגיה שמאפשרת לארגון ולפרט, ללמוד מהניסיון המצטבר, להפיק לקחים ולשנות את האופן שבו אנו עובדים וחושבים מתוך מגמה להמשיך ולהשתפר.

חקירה	תחקיר
מחפשת אשמים	למידה / שיפור
פעולה חד-פעמית	שגרת פעילות
מגיעה מלמעלה	מגיע מבפנים
מעוררת פחד והתנגדות	מייצר דיאלוג בונה
פוגעת בחדשנות	מעודד חדשנות
פוגעת במוטיבציה	מייצר מוטיבציה

תחקיר משמש את הארגון בבדיקה של מעגלים מתרחבים: החל מאפקטיביות הפרט דרך עבודת הצוות, ניהול פרויקטים מורכבים, ועד לבדיקה של תהליכים חוצי ארגון ושל התפישות הבסיסיות שעומדות ביסודו ומנחות את שגרת הפעילות שלו.

תנאים להצלחה

על מנת להטמיע תחקיר בארגון, לא מספיק ללמוד ולהטמיע את מתודולוגית העבודה, אלא יש לפתח תרבות ארגונית לומדת, שמעודדת ומתגמלת תהליכים של בדיקה עצמית כחלק משגרת הפעילות ומקפידה ליישם את המסקנות ולהטמיען בפעילות השוטפת. תנאים להצלחת התהליך:

• יכולת לייצר מוטיבציה פנימית ללמידה - סובלנות לטעויות.
• תרגום של מסקנות לפעולה - בחינת תהליך ולא רק תוצאה.
• יצירת אווירה פתוחה ודיאלוג אירגוני פתוח - תקשור פתוח ואמיץ של מסקנות.
• תחקור הצלחות ולא כישלונות - מחויבות הנהלה ודוגמא אישית.

הטמעת תחקיר ככלי למידה בארגון

1. פיתוח של תרבות ארגונית תומכת למידה

לייצר סביבה ארגונית שמוכנה להסתכל פנימה, להתמודד עם המשמעויות של הממצאים, לתרגם אותם לפעולות ולהוביל את תהליכי השינוי הנגזרים. להחלטה על ערכי הלמידה, שהארגון רוצה לבטא במהלך תחקיר, מצטרפת ההחלטה על דרך היישום הנכונה; בין אם בהקמת צוות תחקיר ייעודי, ובין אם יישום התחקיר מוגדר כמיומנות ליבה ניהולית, כזו שאמורה להוות חלק משגרת הניהול של מנהלים בדרגים שונים.

2. בחירה במתודולוגית התחקיר ודרכי היישום

מתודולוגית התחקיר אינה רק הדרך לעיבוד נתונים ומידע לצורך הפקת לקחים. הבחירה במתודולוגיה, תשפיע על עומק התובנות שיושגו. שימוש במתודולוגיות Laddering, מטאפורות, מפת חשיבה (mind map), כמו גם מודלים של בחינת "תמונת מצב אידיאלית" ורק לאחריה מיפוי בלמים וחסים, יאפשרו תהליך שלם שיבוד תובנות וערך מוסף. זו לא עוד "פעולת תיקון או פתרון בעיות" אלא פעולה אמיתית של למידה ושיפור ארוך טווח.

3. הכשרה במיומנויות רכות

על מנת להפוך את התחקיר לכלי למידה על הארגון לרכוש מיומנויות רכות רלוונטיות כגון – יכולת להקשיב, לבנות אמון, לייצר פתיחות, לנהל דיון, לעבוד בצוות, לשתף במידע ועוד...

בהטמעת תהליכי תחקיר, קיימת חשיבות רבה, ליצירת "הצלחה נראית לעין". האמון והביטחון, שעובדים ומנהלים חשים בתחקיר, כמו גם איכות התובנות והלקחים ומידת יישומם, קריטיים להצלחת ההטמעה של התחקיר כדרך חיים בארגון.

מתודולוגית התחקיר

תהליך מובנה בן שישה שלבים, לכל שלב ישנה תפוקה מוגדרת והוא נסמך על מיומנויות רכות רלוונטיות.

• הגדרת מטרה - על מנת למקד את תהליך העבודה, השלב הראשון בביצוע התחקיר הוא הגדרת מטרה מרכזית, ממנה יגזרו מטרות המשנה.
• תכנון - הגדרת מעגלי היישום, שלבי העבודה, מקורות המידע ומסגרת הזמן לביצוע התחקיר. גיבוש הצוות המתחקר והסכמה על תפוקות מצופות.
• איסוף מידע - איסוף המידע במתודולוגיות המאפשרות העמקה. בשלב זה יושם דגש על איכות המידע ועל שיתוף הפעולה של המשתתפים בתחקיר. מיומנות קריטית להצלחה בשלב זה - היכולת לייצר אמון וביטחון, אמונה ביכולת לייצר תובנות ומסקנות מעשיות בעלות ערך מוסף ארגוני, צוותי ואישי.
• עיבוד מידע - אינטגרציה של כלל המידע שנאסף, בניית מפת תהליך מפורטת, ניתוח המידע, הסקת מסקנות, גיבוש תהליך אלטרנטיבי ו-Best practices יישומיים.
• הצגת ממצאים - לאחר שהצוות גיבש מסקנות יוצגו הממצאים לגורמים רלוונטיים בארגון, יערך דיון בממצאים, יוסקו מסקנות ותיערך השלכה על פעילויות נוספות של הארגון, הצוות המורחב יסכים על best practices ויובהרו ההשלכות על פעילויות יחודיות (כאלו שהיו במוקד התחקיר) ואף על פעילויות אחרות בארגון, ברמת תהליכים, מתודולוגיות ניהול, מיקוד ניהולי.
• יישום - גובש צוות פעולה שיהיה אחראי ליישום ההמלצות, תיקשור ה-Best practices שעלו מהתחקיר לפורומים רלוונטיים בארגון, וכן תיבחן האפשרות להרחיב את הלמידה/השיפור למעגלים נוספים.

תחקיר ככלי לפיתוח תרבות ניהולית ומנהיגות בארגון

הטמעת תחקיר בארגון, מחייבת את הדרג הניהולי, לאמץ ערכים והתנהגויות שמקדמים את התרבות הניהולית. צוות הניהול נדרש למודעות גבוהה למעשיו, לתהליכים ולעובדים, הוא נדרש להתבוננות ולראייה ביקורתית, לומד לקיים דיאלוג סביב הצלחות, כישלונות ושגרה. נדרש לעיתים להודות בטעויות, לנהל תהליכי משוב, לבטא הערכה ולגלות פתיחות ליוזמה מתוך חתירה למצוינות ולשיפור האקלים הארגוני.

יוני 2007

נושאים קשורים: אבחון ארגוני, פיתוח ארגוני | ייעוץ ארגוני